Pengembangan sistem administrasi lembaga dakwah: riset aksi manajemen ketatausahaan Yayasan Mitra Arofah Surabaya

YMA (Yayasan Mitra Arofah) adalah lembaga dakwah/sosial. Yang bergerak di bidang penyantunan anak yatim, fakir miskin dan lansia. YMA tergolong organisasi swasta yang baru berkembang dan mempunyai segudang kegiatan. Namun penataan pelaksanaan program tersebut masih dalam tahap
pengembangan. Meskipun demikian YMA mampu melewati pekiknya
permasalahan yang dihadapi. Untuk itu ddiadakan pengembangan dalam sistem Administrasi tentang manajemen ketatausahaannya, diharapkan supaya lebih berkompeten dalam menjalankan program-program kegiatannya. Masalah yang diangkat dalam skripsi ini adalah mengenai keadaan sistem administrasi sebelum adanya penelitian, kelemahan dan kelebihan, upaya pengembangan serta hasil dari upaya pengembangan sistem administrasi yayasan Mitra Arofah Surabaya. Dalam menjawab permasalahan tersebut, Peneliti menggunakan pendekatan kualitatif, dengan jenis Penelitian tindakan (Action Research). Teknik pengumpulan data melalui wawancara, observasi dan dokumentasi. Namun dalam penelitian tindakan ini lebih menekankan pada proses observasi. Adapun jenis pendekatan penelitian kualitatif yang mengacu pada konsep Miles dan Huberman, yang menggunakan data display, data reduction, dan verifications/conclution drawing ntuk memfilter keabsahan data, serta menggunakan triangulasi data. Karena dalam penelitian kali ini akan ada treatment tersendiri dalam menghasilkan perubahan yang sejalan dengan bentuk penelitian administrasi krtatausahaan YMA. Hasil penelitian menunjukkan bahwa terdapat dua pengembangan sistem administrasi ketatausahaan yayasan Mitra Arofah Surabaya. Yaitu bidang kearsipan dan bidang keuangan, kemudian permasalahan serta treatment pertama, adalah kurang adanya staff administrasi. Treatmentnya, training and development, bidang skill and knowledge, dan pengkaderan. Kedua, kurang adanya sistem informasi manajemen. Treatmentnya, pengadaan job description, POAC, kekuasaan dan tanggung jawab. Serta pengendalian usaha-usaha dalam menjalankan administrasi
tatausaha YMA. Ketiga, dalam proses pencatatan. Treatmentnya dibutuhkan informasi lebih lanjut. Keempat, Tidak memiliki sistem pembukuan yang bagus. treatment yang diberikan adalah Memperbaiki laporan-laporan keuangan baik pemasukan maupun pengeluaran, data donatur, anak asuh serta menata ulang alur informasi. Kelima, Kurang mampu dalam penggunaan fasilitas. Tereatmentnya mereview dan memilah fasilitas yang ada. Dengan demikian pengembangan system administrasi YMA telah terlaksana dengan baik. Hal ini terbukti dengan adanya pelayanan administrasi yang sesuai dengan keinginan para donatur dan masyarakat. Akan tetapi administrasi
ketatausahaan YMA masih perlu juga adanya peningkatan dalam system administrasi ketatausahaannya supaya menjadi lebih baik.