Optimalisasi penerapan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dalam kegiatan penyusutan Arsip Inaktif di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sidoarjo

Tujuan dari penelitian ini yaitu untuk menganalisis dan mendeskripsikan bagaimana penerapan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan kegiatan penyusutan arsip inaktif serta optimalisasi penerapan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dalam kegiatan penyusutan arsip inaktif di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sidoarjo. Penelitian ini merupakan jenis penelitian deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Pengumpulan datanya menggunakan metode observasi, wawancara dan dokumentasi. Untuk analisis datanya menggunakan analisis data dari Miles and Huberman yakni dengan melalui beberapa tahapan yaitu: reduksi data, penyajian data, penarikan kesimpulan dan verifikasi. Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan lima informan yang terdiri dari satu kepala bidang kearsipan dan empat informan sebagai arsiparis. Berdasarkan hasil penelitian ini dapat disimpulkan bahwa Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sidoarjo sudah menerapkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dengan baik dalam lingkup kerjanya, hal ini dapat dilihat dari semakin tertibnya pengelolaan kearsipan khususnya pada arsip inaktif yang telah habis masa retensinya. Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang dikelola oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sidoarjo diatur dalam Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 15 Tahun 2014 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan dan Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 66 Tahun 2021 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif yang didalamnya memuat 11 urusan pemerintahan. Kegiatan penyusutan arsip yang ada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan kabupaten sidoarjo hingga saat ini belum dilakukan dengan menggunakan prosedur yang benar akibat adanya beberapa kendala yang menyebabkan kegiatan tersebut masih belum bisa dilakukan dengan baik, hanya saja di tahun 2018 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sidoarjo telah melakukan pendampingan kegiatan penyusutan arsip yang dilakukan di RSUD Sidoarjo yang mana pada saat itu jenis arsip yang disusutkan adalah arsip rekam medis. Pedoman retensi yang seharusnya digunakan sebagai pedoman dalam kegiatan penyusutan arsip inaktif belum bisa diterapkan dengan optimal dikarenakan adanya kendala yang timbul dari tidak adanya anggaran dana yang digunakan dalam kegiatan tersebut, lamanya kegiatan pengelolaan arsip dan Sumber Daya Manusia yang kurang memadai. Dalam upaya mengoptimalkan kebijakan tersebut Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sidoarjo memaksimalkan kegiatan sosialisasi terkait penerapan Jadwal Retensi Arsip (JRA) di lingkungan kerja masing-masing lembaga.